Mit den vorgenannten Unterlagen sind Abbildungen des Wappens einzureichen. Sie müssen den Vorstellungen eines "wappengemäßen Erscheinungsbildes" des O-W-C entsprechen. Dabei wird auf ein hohes künstlerisches Niveau ebenso Wert gelegt wie auf die korrekte heraldische Gestaltung. Für die Bildqualität der eingereichten Abbildungen für den Druck in der Veröffentlichung zur Wappenrolle ist der Einreicher selbst verantwortlich. Die O-W-C übernimmt aus Kostengründen keine Verpflichtung, die Bildqualität nachzuprüfen bzw. bei der Herstellung der Repros schlechte Vorlagen nacharbeiten zu lassen.
Die Textierung für die Beschreibung und Erklärung des einzutragenden Wappens behält sich der O-W-C ausschließlich vor. Er kann ggf. Textvorschläge des Einreichers ohne Angabe von näheren Gründen abändern (sofern dadurch keine Sinnentstellung oder Verfälschung entsteht) oder ablehnen. In aller Regel soll jedoch bei Ablehnung ein Alternativvorschlag eingebracht werden.
§4 Annahme eingereichter WappenDie Entscheidung über die Registrierung trifft allein der O-W-C Wappenausschuss. Ablehnungen kann er, muss er jedoch nicht begründen. Ein Rechtsanspruch auf Registrierung besteht nicht.
§5 Veröffentlichung der Wappenrolle
Die Veröffentlichung geschieht durch den O-W-C im Rahmen ihrer üblichen Publikationen (vorläufig als pdf).
Ein Anspruch auf die Veröffentlichung eines eingereichten Wappens innerhalb eines bestimmten Zeitraums besteht nicht. Der Verein kann keine verbindlichen Termine für das Erscheinen der Publikationen nennen. In aller Regel erscheinen diese innerhalb von zwei bis drei Jahren nach Registrierung.
Ein Rücktrittsrecht aufgrund einer dem Einreicher zu lange erscheinenden Zeit bis zur Veröffentlichung ist ausgeschlossen.
§6 Dokumentation für den Einreicher
Die Registrierung wird dem Einreicher innerhalb einer angemessenen Frist bestätigt mit einem Wappenbrief, der die Wappenabbildung, die Beschreibung sowie Angaben zur Führungsberechtigung enthält.
Nach der Veröffentlichung erhält der Einreicher ein Exemplar der Publikation, die sein Wappen enthält.
Mit der Entrichtung der entsprechenden Gebühren (z. Zeit noch gebührenfrei) sind sämtliche Leistungen der O-W-C abgegolten, sofern sie nicht über Umfang der Abs. 1 und 2 hinausgehen.
§7 Publikationen des Vereins
Die Eintragung in eine Wappenrolle stellt den Nachweis dar, dass eine bestimmte Person zum Zeitpunkt der Registrierung in der Wappenrolle ein bestimmtes Wappen geführt hat. Publikationen sind derzeit die Online Wappenrolle Cunow (http://online-wappenrolle.eu) sowie die Herausgabe des Online Wappenbuches O-W-C als pdf . Damit wird gewährleistet, dass jeder Interessierte ausreichend Möglichkeiten besitzt, sich über die in der Wappenrolle des O-W-C registrierten Wappen zu informieren. Das Recht zum Schutz eines Wappens nach § 12 BGB erhält somit die entsprechende Informationsgrundlage.
